在一般情况下，秘书接听电话时应注意以下几个方面：
①发音要清晰，吐字要准确，切勿说话含混不清，鼻音太重。在通话时嗓门不要太高，通常通话时宁肯声音低—些，待对方提出来后再调高，切不可从—开始就抵达顶点。不要乱用隐语、乱打哑谜，尤其是不要采用自己生编滥造的词句，免得既“折磨”对方，又让自己感到不自在。假如自己说话带口音，或是明显地感到对方听起来有困难，那么应当有意识地放慢说话的速度，千万不要为了片面地“争时间，抢速度”，而使自己所说的话令人“理解困难”。
②通话时要求面含微笑，这是一种风度。如果坚持这样做，既可以有效地调控自己的情绪，又可以“带动”自己的声音、语调，使对方感觉和蔼可亲。
③应当遵循“铃响不过三”的原则。其含义是：接听电话时，以铃响三次左右拿起话筒最为适当。在日常生活里，应尽量遵守这一原则。电话铃声一旦响起，应立即停止正在做的事情，尽快接听电话，并说明自己的身份。如果是接外部电话，应首先通报公司名称，例如：“某某公司”。